Дистанционные образовательные технологии: обучать и управлять обучением |ebreslav@econfin.lv

Постановка дистанционного обучения «под ключ»

/, Нулевая стадия, Обучение, Помощь и поддержка, Проект/Постановка дистанционного обучения «под ключ»
Постановка дистанционного обучения «под ключ» 2018-08-10T17:25:07+00:00

Project Description

Цели и результаты проекта постановки ДО «под ключ»

Цель проекта — создание центра дистанционного обучения (ДО) в Компании, обучение связанного с ДО персонала (ИТ, методического, административного и др.) и запуск ДО. Центр ДО создается таким образом, чтобы у Компании была возможность оказывать при желании услуги внешним контрагентам и получать доходы. Бизнес-процессы ДО встраиваются в бизнес-процессы Компании, при наличии системы менеджмента качества увязываются с СМК.

Мы исходим из того, что ДО необходимо компании для решения следующих задач:

  • Передачи обучающих материалов сотрудникам компании;
  • Проведения тестирования/зачетов/иной аттестации, направленной на оценку усвоения переданных материалов;
  • Получения отчетности о проведенном обучении и его результатах;
  • Управления ходом ДО и для повышения эффективности как процесса ДО, так и результативности самого ДО.

Для решения указанных задач предлагается установка, настройка и наполнение СДО Moodle – наиболее популярного в мире веб-приложения для ДО, распространяющегося по лицензии GNU GPL. На нем работает почти 82 тыс. сайтов в 236 странах мира (подробнее со статистикой можно ознакомиться здесь), в т.ч почти 2200 сайтов в РФ. В списке российских сайтов Moodle – СДО ROSATOM-CICE&T Learning System IMUSE и очень многие другие.

Массовое применение СДО Moodle обеспечивает разработчикам обратную связь, которая позволяет оперативно исправлять недочеты системы, развивать ее и обеспечивать опережающее развитие по сравнению с ростом методических и дидактических находок. Говоря простыми словами, СДО Moodle может реализовать значительно больше, чем в состоянии придумать даже очень грамотный, но традиционный преподаватель.

Поэтому более чем целесообразно не только установить и наполнить СДО Moodle, но и обучить персонал с тем, чтобы применение СДО Moodle было изначально современным и эффективным.

Выгоды компании от развития ДО

В результате проекта компания получает следующие выгоды:

  • Эффективную СДО без сколько-нибудь заметных капитальных вложений, с низкой стоимостью владения;
  • Эффективную организацию ДО с дидактически правильным размещением обучающих материалов, грамотным выбором заданий и тестовых вопросов, безукоризненной отчетностью о ходе обучения и его результатах;
  • Знание квалификации и компетенций всех сотрудников, их индивидуальные образовательные траектории, их соответствие профилям должностей или профстандартам;
  • Повышение компьютерной грамотности всех причастных к процессам ДО сотрудников (косвенный, но очень важный результат);
  • В перспективе – возможность развернуть ДО за пределы компании на все аналогичные предприятия и превратить таким образом учебный центр ДО из центра затрат в центр маржинального дохода.

Рекомендуется применить схему развития ДО с привлечением специалистов для обучения сотрудников компании[1].

  • [1] Другие схемы развития ДО – собственными силами или полностью силами внешних специалистов – представляются менее выгодными как по срокам, так и по достигаемой эффективности ДО. При наличии интереса к ним предоставляются их развернутые описания.

Эта схема предполагает, что специалисты центра ДО обучают и консультируют сотрудников организации-заказчика, а также предоставляют заготовки регламентирующих документов (типовые документы) и объясняют критерии изменения документов с учетом специфики организации. Они проверяют первые версии формируемых документов, объясняют спорные моменты, обеспечивают согласование документов как между собой, так и с реальной практикой ДО в компании.

Делают же основную работу сотрудники организации-заказчика, что обеспечивает их последующую автономию и умение принимать решения в зависимости от изменившихся условий работы и ДО.

Схема проекта становится следующей:

Цветовая кодировка следующая:

Белый фон, темно-серая граница Этап/работа/функция/документ выполняется организацией-заказчиком
Светло-зеленый фон, зеленая тонкая граница Этап/работа/функция/документ выполняется специалистами центра ДО
Светло-серый фон, утолщенная зеленая граница Этап/работа/функция/документ выполняется организацией-заказчиком под управлением и консультированием центра ДО
Светло-серый фон, тонкая зеленая граница Этап/работа/функция/документ выполняется организацией-заказчиком с консультированием центра ДО
Белый фон, утолщенная зеленая граница Совместное выполнение этапа/работы/ функции организацией-заказчиком и специалистами центра ДО

Приведенная схема распределения трудоемкости может быть изменена с учетом специфики организации-заказчика.

Преимущества схемы развития ДО с привлечением специалистов для обучения
  1. ДО запускается быстро, хотя и несколько медленнее, чем при работе только внешних специалистов.
  2. Сотрудники организации-заказчика обучаются дистанционным технологиям, созданию соответствующих документов, правил и положений, вырабатывают критерии их изменения.
  3. Существенно повышается уровень ИТ-компетенций практически всех сотрудников организации-заказчика.
  4. Платежи внешним специалистам меньше, чем при их (внешних специалистов) максимальной загрузке.
  5. Автономия ДО организации-заказчика после запуска ДО и первого же выпуска слушателей, даже если это очень короткие программы.
Недостатки и «подводные камни» схемы развития ДО с привлечением специалистов для обучения
  1. Нагрузка на сотрудников организации-заказчика, в т.ч. организационная.
  2. Изменение некоторых бизнес-процессов и появление новых бизнес-процессов, которые должны быть встроены в деятельность организации, что часто бывает хлопотным.
  3. Изменение требований к некоторым должностям и позициям, что также может порождать сложности.

Несмотря на недостатки и «подводные камни», именно эта схема проекта представляется оптимальной с точки зрения результата (обученная организация и независимость от внешних специалистов), а по соотношению «затрат-результат» она существенно обгоняет остальные.

Типовой план предполагает реализацию в течение 4 месяцев (дата начала условна, конечно):

В реальности за счет неизбежных организационных помех проект может занять несколько больше времени, хотя и незначительно, потому что обученный персонал способен продолжать его самостоятельно.

Консультационная поддержка оказывается в течение 2 лет без дополнительной оплаты.

Ключевым фактором успеха проекта является активная и конструктивная работа руководителя проекта со стороны организации-заказчика и отсутствие длительных простоев по вине организации-заказчика.

Если входной уровень ИТ-компетенций сотрудников компании является высоким, то представляется возможным ускорить проект и запустить ДО в течение 2 месяцев. Помимо высокого входного уровня ИМ-компетенций, для ускорения проекта требуется хорошая организационная работа со стороны компании, каковая не всегда возможна по причине загрузки персонала и неизбежных накладок. Тем не менее, если компания выбирает ускоренный проект, то его график изменяется следующим образом:

Блоки, выделенные красной границей, показывают критический путь проекта.

Установка и настройка СДО Moodle

Занимает 1 (одну) неделю.

Предполагает следующие шаги/работы:

Шаги/работы Исполнитель
установить дистрибутив Moodle на сервер организации ИТ компании при участии ЦДО
получить брендбук и иллюстрации Маркетинг Компании
выбрать тему оформления ЦДО при участии маркетинга и ИТ Компании
установить тему оформления ИТ Компании
настроить главную страницу (2 варианта с согласованием) ЦДО
обучение ИТ-персонала. Не является отдельной работой, т.к. проходит в ходе консультаций по предыдущим шагам ЦДО
получение от руководства организации перечня первых курсов Руководитель проекта (РП) со стороны Компании

Результаты этапа 1:

  1. Компания располагает готовой к работе СДО Moodle.
  2. Сотрудники Компании и другие участники проекта понимают объем и характер работы по наполнению СДО Moodle.
  3. Разрабатывается конкретный план последующих действий.

Данный этап является частью критического пути.

Обучение персонала (разработчики и методисты)

Занимает 4 (четыре) недели.

Компании потребуются сотрудники, способные либо сами разрабатывать ДО курсы, либо контролировать их разработку другими авторами (назовем их разработчиками). Также потребуется персонал, умеющий управлять ДО – контролировать ход обучения, получать отчетность, отвечать на вопросы участников всех категорий, увязывать отчетность с документооборотом и бизнес-процессами компании (методисты).

Их целесообразно обучить в ходе очной сессии продолжительностью 3 дня, 2 из которых могут быть выходными.

После этого они в течение 3 недель должны создать свой собственный ДО курс на продвину­том уровне и/или разработать схему документооборота, чтобы показать приобретенные ком­петенции, а также создать заготовки необходимых Компании регламентирующих документов. Сотрудникам, успешно прошедших обучение, выдается удостоверение о повышении квалификации (72 ч) установленного образца с указанием разработанного курса или схемы документооборота.

Участники этапа: рабочая группа проекта со стороны Компании, ЦДО. Требуется компьютерный класс с проектором. Возможно параллельное обучение нескольких групп при наличии соответствующего числа компьютерных классов.

Результаты этапа 2:

  1. Обученный персонал.
  2. Первые версии регламентирующих документов.

Данный этап при соблюдении его плановой продолжительности не является частью критического пути.

Групповая работа по разработке ДО политики организации

Занимает 1 (одну) неделю.

Короткий, но чрезвычайно важный этап, который целесообразно провести в форме проектного семинара с решением следующих вопросов:

  • Определение (относительно) перечня ДО курсов организации;
  • Разработка классификатора ДО курсов организации;
  • Разработка корпоративного стандарта дистанционного курса, который используется впоследствии для создания ДО курсов и для оценки приобретаемых курсов.

Результатом этапа является структурированный перечень ДО курсов, входные данные для формирования политики обучения персонала Компании, (главное) – корпоративный стандарт дистанционного курса, на основе которого заносятся в СДО Moodle разрабатываемые, приобретаемые или заказываемые курсы. Корпоративный стандарт ДО курса является также основой документооборота по ДО.

Данный этап при соблюдении его плановой продолжительности и сроков проведения не является частью критического пути.

Участники этапа: рабочая группа проекта со стороны Компании, ЦДО. Требуется компьютерный класс с проектором.

Заполнение СДО Moodle

Занимает 4-5 (четыре-пять) недель.

Предполагает:

  • приобретение ДО курсов;
  • перенос приобретенных и созданных курсов в СДО Moodle.

Продолжительность этапа на практике целиком определяется двумя факторами:

  • скоростью разработки или приобретения курсов;
  • количеством курсов, которые необходимо перенести в СДО Moodle и доработать в соответствии с корпоративным стандартом.

Необходимо обратить внимание, чтобы первыми разрабатывались или приобретались те курсы, которые в ходе этапа 1 были в указаны в перечне.

Результаты этапа 4:

  • заполненная СДО Moodle, готовая к обучению в полном объеме.

Участники этапа: ИТ Компании, обученные методисты Компании, специалисты ЦДО.

Данный этап является частью критического пути.

Запуск ДО в организации

Занимает 4-5 (четыре-пять) недель.

Предполагает следующие шаги/работы:

Шаги/работы Исполнитель
Проведение первого ДО курса (обучения) обученные методисты Компании с поддержкой специалистов ЦДО
Разработка правил ДО и других регламентов обученные сотрудники Компании с поддержкой специалистов ЦДО
Отчетность (разработка процедур и форм) по результатам ДО обученные методисты Компании с поддержкой специалистов ЦДО

Продолжительность этапа на практике целиком определяется следующими факторами:

  • моментом начала первого ДО, для которого требуется и методическая готовность, и сбор группы, и соблюдение еще ряда небольших организационных условий обучения, находящихся в ведении Компании;
  • уровнем организации первого ДО обучения;
  • моментом начала и скоростью разработки правил ДО и других регламентов, процедур и форм отчетности, на которые влияют также достаточно многие факторы.

Возможно, что разработку правил ДО и других регламентов, процедур и форм отчетности целесообразно провести в форме очной групповой работы – но это можно решить позднее.

Результаты этапа 4:

  • утвержденные регламентирующие документы;
  • реальная отчетность по ДО;
  • опыт сотрудников.

Участники этапа: обученные сотрудники Компании, специалисты ЦДО.

Данный этап является частью критического пути.

Задать вопрос или заказать проект

Оставить комментарий

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.