Project Description

Цели и результаты проекта постановки ДО «под ключ»

Цель проекта — создание центра дистанционного обучения (ДО) в Компании, обучение связанного с ДО персонала (ИТ, методического, административного и др.) и запуск ДО. Центр ДО создается таким образом, чтобы у Компании была возможность оказывать при желании услуги внешним контрагентам и получать доходы. Бизнес-процессы ДО встраиваются в бизнес-процессы Компании, при наличии системы менеджмента качества увязываются с СМК.

Мы исходим из того, что ДО необходимо компании для решения следующих задач:

  • Передачи обучающих материалов сотрудникам компании;
  • Проведения тестирования/зачетов/иной аттестации, направленной на оценку усвоения переданных материалов;
  • Получения отчетности о проведенном обучении и его результатах;
  • Управления ходом ДО и для повышения эффективности как процесса ДО, так и результативности самого ДО.

Для решения указанных задач предлагается установка, настройка и наполнение СДО Moodle – наиболее популярного в мире веб-приложения для ДО, распространяющегося по лицензии GNU GPL. На нем работает почти 110 тыс. сайтов в 228 странах мира (подробнее со статистикой можно ознакомиться здесь), в т.ч больше 2900 сайтов в РФ. В списке российских сайтов Moodle – СДО ROSATOM-CICE&T Learning System IMUSE и очень многие другие.

Массовое применение СДО Moodle обеспечивает разработчикам обратную связь, которая позволяет оперативно исправлять недочеты системы, развивать ее и обеспечивать опережающее развитие по сравнению с ростом методических и дидактических находок. Говоря простыми словами, СДО Moodle может реализовать значительно больше, чем в состоянии придумать даже очень грамотный, но профессионально одинокий преподаватель.

Поэтому более чем целесообразно не только установить и наполнить СДО Moodle, но и обучить персонал — с тем, чтобы применение СДО Moodle было изначально современным и эффективным.

Выгоды компании от развития ДО

В результате проекта компания получает следующие выгоды:

Рекомендуется применить схему развития ДО с привлечением специалистов для обучения сотрудников компании[1].

  • [1] Другие схемы развития ДО – собственными силами или полностью силами внешних специалистов – представляются менее выгодными как по срокам, так и по достигаемой эффективности ДО. При наличии интереса к ним предоставляются их развернутые описания.

Эта схема предполагает, что специалисты центра ДО обучают и консультируют сотрудников организации-заказчика, а также предоставляют заготовки регламентирующих документов (типовые документы) и объясняют критерии изменения документов с учетом специфики организации. Они проверяют первые версии формируемых документов, объясняют спорные моменты, обеспечивают согласование документов как между собой, так и с реальной практикой ДО в компании.

Делают же основную работу сотрудники организации-заказчика, что обеспечивает их последующую автономию и умение принимать решения в зависимости от изменившихся условий работы и ДО.

Схема проекта становится следующей:

Цветовая кодировка следующая:

Белый фон, темно-серая граница Этап/работа/функция/документ выполняется организацией-заказчиком
Светло-зеленый фон, зеленая тонкая граница Этап/работа/функция/документ выполняется специалистами центра ДО
Светло-серый фон, утолщенная зеленая граница Этап/работа/функция/документ выполняется организацией-заказчиком под управлением и консультированием центра ДО
Светло-серый фон, тонкая зеленая граница Этап/работа/функция/документ выполняется организацией-заказчиком с консультированием центра ДО
Белый фон, утолщенная зеленая граница Совместное выполнение этапа/работы/ функции организацией-заказчиком и специалистами центра ДО

Приведенная схема распределения трудоемкости может быть изменена с учетом специфики организации-заказчика.

Преимущества схемы развития ДО с привлечением специалистов для обучения
  1. ДО запускается быстро, хотя и несколько медленнее, чем при работе только внешних специалистов.
  2. Сотрудники организации-заказчика обучаются дистанционным технологиям, созданию соответствующих документов, правил и положений, вырабатывают критерии их изменения.
  3. Существенно повышается уровень ИТ-компетенций практически всех сотрудников организации-заказчика.
  4. Платежи внешним специалистам меньше, чем при их (внешних специалистов) максимальной загрузке.
  5. Автономия ДО организации-заказчика после запуска ДО и первого же выпуска слушателей, даже если это очень короткие программы.
Недостатки и «подводные камни» схемы развития ДО с привлечением специалистов для обучения
  1. Нагрузка на сотрудников организации-заказчика, в т.ч. организационная.
  2. Изменение некоторых бизнес-процессов и появление новых бизнес-процессов, которые должны быть встроены в деятельность организации, что часто бывает хлопотным.
  3. Изменение требований к некоторым должностям и позициям, что также может порождать сложности.

Несмотря на недостатки и «подводные камни», именно эта схема проекта представляется оптимальной с точки зрения результата (обученная организация и независимость от внешних специалистов), а по соотношению «затрат-результат» она существенно обгоняет остальные.

Типовой план предполагает реализацию в течение 4 месяцев (дата начала условна, конечно):

В реальности за счет неизбежных организационных помех проект может занять несколько больше времени, хотя и незначительно, потому что обученный персонал способен продолжать его самостоятельно.

Консультационная поддержка оказывается в течение 2 лет без дополнительной оплаты.

Ключевым фактором успеха проекта является активная и конструктивная работа руководителя проекта со стороны организации-заказчика и отсутствие длительных простоев по вине организации-заказчика.

Если входной уровень ИТ-компетенций сотрудников компании является высоким, то представляется возможным ускорить проект и запустить ДО в течение 2 месяцев. Помимо высокого входного уровня ИМ-компетенций, для ускорения проекта требуется хорошая организационная работа со стороны компании, каковая не всегда возможна по причине загрузки персонала и неизбежных накладок. Тем не менее, если компания выбирает ускоренный проект, то его график изменяется следующим образом:

Блоки, выделенные красной границей, показывают критический путь проекта.

Этапы проекта

Установка и настройка СДО Moodle

Занимает 1 (одну) неделю.

Предполагает следующие шаги/работы:

Шаги/работы Исполнитель
установить дистрибутив Moodle на сервер организации ИТ компании при участии ЦДО
получить брендбук и иллюстрации Маркетинг Компании
выбрать тему оформления ЦДО при участии маркетинга и ИТ Компании
установить тему оформления ИТ Компании
настроить главную страницу (2 варианта с согласованием) ЦДО
обучение ИТ-персонала. Не является отдельной работой, т.к. проходит в ходе консультаций по предыдущим шагам ЦДО
получение от руководства организации перечня первых курсов Руководитель проекта (РП) со стороны Компании

Результаты этапа 1:

  1. Компания располагает готовой к работе СДО Moodle.
  2. Сотрудники Компании и другие участники проекта понимают объем и характер работы по наполнению СДО Moodle.
  3. Разрабатывается конкретный план последующих действий.

Данный этап является частью критического пути.

Обучение персонала (разработчики и методисты)

Занимает 4 (четыре) недели.

Компании потребуются сотрудники, способные либо сами разрабатывать ДО курсы, либо контролировать их разработку другими авторами (назовем их разработчиками). Также потребуется персонал, умеющий управлять ДО – контролировать ход обучения, получать отчетность, отвечать на вопросы участников всех категорий, увязывать отчетность с документооборотом и бизнес-процессами компании (методисты).

Их целесообразно обучить в ходе очной сессии продолжительностью 3 дня, 2 из которых могут быть выходными.

После этого они в течение 3 недель должны создать свой собственный ДО курс на продвину­том уровне и/или разработать схему документооборота, чтобы показать приобретенные ком­петенции, а также создать заготовки необходимых Компании регламентирующих документов. Сотрудникам, успешно прошедших обучение, выдается удостоверение о повышении квалификации (72 ч) установленного образца с указанием разработанного курса или схемы документооборота.

Участники этапа: рабочая группа проекта со стороны Компании, ЦДО. Требуется компьютерный класс с проектором. Возможно параллельное обучение нескольких групп при наличии соответствующего числа компьютерных классов.

Результаты этапа 2:

  1. Обученный персонал.
  2. Первые версии регламентирующих документов.

Данный этап при соблюдении его плановой продолжительности не является частью критического пути.

Групповая работа по разработке ДО политики организации

Занимает 1 (одну) неделю.

Короткий, но чрезвычайно важный этап, который целесообразно провести в форме проектного семинара с решением следующих вопросов:

  • Определение (относительно) перечня ДО курсов организации;
  • Разработка классификатора ДО курсов организации;
  • Разработка корпоративного стандарта дистанционного курса, который используется впоследствии для создания ДО курсов и для оценки приобретаемых курсов.

Результатом этапа является структурированный перечень ДО курсов, входные данные для формирования политики обучения персонала Компании, (главное) – корпоративный стандарт дистанционного курса, на основе которого заносятся в СДО Moodle разрабатываемые, приобретаемые или заказываемые курсы. Корпоративный стандарт ДО курса является также основой документооборота по ДО.

Данный этап при соблюдении его плановой продолжительности и сроков проведения не является частью критического пути.

Участники этапа: рабочая группа проекта со стороны Компании, ЦДО. Требуется компьютерный класс с проектором.

Заполнение СДО Moodle

Занимает 4-5 (четыре-пять) недель.

Предполагает:

  • приобретение ДО курсов;
  • перенос приобретенных и созданных курсов в СДО Moodle.

Продолжительность этапа на практике целиком определяется двумя факторами:

  • скоростью разработки или приобретения курсов;
  • количеством курсов, которые необходимо перенести в СДО Moodle и доработать в соответствии с корпоративным стандартом.

Необходимо обратить внимание, чтобы первыми разрабатывались или приобретались те курсы, которые в ходе этапа 1 были в указаны в перечне.

Результаты этапа 4:

  • заполненная СДО Moodle, готовая к обучению в полном объеме.

Участники этапа: ИТ Компании, обученные методисты Компании, специалисты ЦДО.

Данный этап является частью критического пути.

Запуск ДО в организации

Занимает 4-5 (четыре-пять) недель.

Предполагает следующие шаги/работы:

Шаги/работы Исполнитель
Проведение первого ДО курса (обучения) обученные методисты Компании с поддержкой специалистов ЦДО
Разработка правил ДО и других регламентов обученные сотрудники Компании с поддержкой специалистов ЦДО
Отчетность (разработка процедур и форм) по результатам ДО обученные методисты Компании с поддержкой специалистов ЦДО

Продолжительность этапа на практике целиком определяется следующими факторами:

  • моментом начала первого ДО, для которого требуется и методическая готовность, и сбор группы, и соблюдение еще ряда небольших организационных условий обучения, находящихся в ведении Компании;
  • уровнем организации первого ДО обучения;
  • моментом начала и скоростью разработки правил ДО и других регламентов, процедур и форм отчетности, на которые влияют также достаточно многие факторы.

Возможно, что разработку правил ДО и других регламентов, процедур и форм отчетности целесообразно провести в форме очной групповой работы – но это можно решить позднее.

Результаты этапа 4:

  • утвержденные регламентирующие документы;
  • реальная отчетность по ДО;
  • опыт сотрудников.

Участники этапа: обученные сотрудники Компании, специалисты ЦДО.

Данный этап является частью критического пути.

Задать вопрос или заказать проект